Introduction
La gestion d’une équipe ou d’une entreprise requiert un ensemble varié d’outils permettant de structurer, organiser, et optimiser les processus. Dans cet article, nous explorerons quelques-uns des outils les plus efficaces et utilisés par les managers aujourd’hui, en détaillant leur utilité et en fournissant des exemples concrets de leur application. Les outils du manager n’auront plus aucun secret pour vous !
Les outils du manager pour suivre la performance
📊 Le tableau de bord
Un tableau de bord est un outil de suivi et de gestion qui rassemble les indicateurs clés de performance (KPI) d’une organisation ou d’un projet. Il permet de visualiser rapidement les performances et de prendre des décisions informées.
Dans une entreprise e-commerce, par exemple, un tableau de bord peut inclure des indicateurs comme le chiffre d’affaires, le taux de conversion, le panier moyen, et les stocks. En surveillant ces indicateurs, vous identifierez d’un coup d’œil les tendances, repérerez les anomalies et pourrez mettre en place des actions correctives pour améliorer les performances.
📊 Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui permet de visualiser l’avancement des tâches dans le temps. Il montre les différentes étapes d’un projet, les dates de début et de fin de chaque tâche, et les relations entre elles.
Imaginons le lancement d’une campagne marketing. Un diagramme de Gantt vous aidera à planifier toutes les activités nécessaires, de la conception des visuels à la diffusion sur les réseaux sociaux, en passant par la rédaction de contenu et l’analyse des résultats.
En visualisant les dépendances entre les tâches, vous anticiperez les retards potentiels et réorganiserez les ressources pour respecter les délais.
📊 La méthode des 5, 10, 15, 30
La méthode des 5, 10, 15, 30 est une technique de gestion du temps qui recommande de consacrer des plages horaires spécifiques à des tâches de durées variées, afin d’optimiser la productivité et la concentration.
Par exemple, vous pouvez utiliser cette méthode pour structurer votre journée en réservant 5 minutes pour vérifier vos emails, 10 minutes pour une réunion de mise à jour, 15 minutes pour traiter une tâche administrative, et 30 minutes pour travailler sur un rapport important. En respectant ces créneaux, vous éviterez les distractions et améliorerez votre efficacité.
📊 La méthode SMART
La méthode SMART est un acronyme pour :
- Spécifique
- Mesurable
- Atteignable
- Réaliste
- Temporellement défini
Cette méthode est très répandue et permet aux managers de définir des objectifs clairs et réalisables pour tous.
Par exemple, au lieu de fixer un objectif vague comme « augmenter les ventes », définissez un objectif SMART tel que : « augmenter les ventes de 10% d’ici la fin du trimestre en lançant une nouvelle campagne publicitaire sur les réseaux sociaux ». Cet objectif est spécifique, mesurable, atteignable, pertinent, et limité dans le temps, ce qui facilite sa réalisation et son suivi.
Les outils du manager pour manager ses collaborateurs
👨💻 L’écoute active
L’écoute active est un outil fondamental pour tout manager. Elle consiste à porter une attention pleine et entière à l’interlocuteur, afin de comprendre véritablement ses propos, ses besoins et ses préoccupations. Cet outil sans vraiment en être un est crucial pour favoriser une communication ouverte et honnête, essentielle pour établir une relation de confiance avec les membres de l’équipe.
Par exemple, lors d’une réunion avec un collaborateur confronté à des difficultés, si vous pratiquez l’écoute active, vous ne vous contenterez pas d’entendre, mais de comprendre. Il vous faudra reformuler les propos du collaborateur, poser des questions ouvertes pour approfondir les sujets évoqués, et montrer de l’empathie.
Cette approche permet non seulement de trouver des solutions adaptées, mais aussi de renforcer la motivation et l’engagement de l’employé.
👨💻 L’outil DISC
L’outil DISC est une méthode d’évaluation des personnalités qui aide à comprendre les comportements des individus dans un environnement professionnel. Il repose sur quatre dimensions principales :
- Dominance
- Influence
- Stabilité
- Conformité
En utilisant l’outil DISC, vous pourrez adapter votre style de communication et de gestion en fonction des profils de personnalité de vos collaborateurs.
Par exemple, avec une personne à dominante « Influence », adoptez un style plus enthousiaste et communicatif, tandis qu’avec une personne à dominante « Conformité », privilégiez des instructions claires et détaillées.
👨💻 L’agenda partagé
Un agenda partagé est un outil de planification collaboratif qui permet à tous les membres d’une équipe de voir les disponibilités de chacun, les rendez-vous importants et les échéances à venir. Il améliore la visibilité, la coordination et réduit les risques de conflits d’agenda.
Dans le cas d’une équipe projet, l’utilisation d’un agenda partagé peut aider à planifier des réunions à des moments où tous les membres clés sont disponibles, évitant ainsi les allers-retours fastidieux pour trouver une plage horaire commune. Cela fluidifie la communication et rend les processus de prise de décision plus efficaces.
👨💻 La solution digitale VOR®
Au-delà d’avoir des outils pour améliorer l’efficacité et la productivité, il est essentiel d’être à même de bien comprendre les personnes avec lesquelles vous travaillez. Sont-elles bien alignées sur les valeurs, process et objectifs de l’équipe et de l’entreprise ?
La solution digitale VOR® a été conçue spécifiquement pour répondre aux besoins des dirigeants et des managers. En effet, grâce aux auto-évaluations de vos collaborateurs vous pouvez :
- Renforcer la communication et la collaboration au sein de votre équipe
- Aligner vos objectifs et vos valeurs
- Suivre en continu le bien-être et la performance des individus et des équipes
- Développer les compétences individuelles et collectives
Les indicateurs VOR® permettent de mesurer la qualité de la communication et d’identifier les signaux faibles. De plus, vous pourrez mettre en place des actions correctives pour optimiser la motivation, l’engagement et la cohésion de l’équipe.
On maitrise mieux ce que l’on comprend :
En comprenant mieux les points de friction et les lacunes organisationnelles, vous pourrez prendre des mesures correctives pour améliorer la collaboration et renforcer la performance collective de l’ensemble de l’organisation.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’impact de votre management ?
Demandez à vos collaborateurs de vous évaluer sur notre évaluation “Diagnostic management”.
Conclusion
Les outils du manager sont nombreux et variés, chacun répondant à des besoins spécifiques de gestion et de communication.
En combinant judicieusement ces outils, créez un environnement de travail productif, harmonieux et orienté vers la performance.
Ressources
Pour vous aider dans votre démarche, utilisez le modèle d’évaluation VOR® :
➢ Diagnostic management
Pour cela :
- Créez-vous un compte gratuit : depuis notre site internet www.vor.fr ou en téléchargeant l’application VOR®
- Dans l’onglet « Tableau de bord », cliquez sur « Go » pour commencer
- Sélectionnez un modèle disponible dans la bibliothèque de modèles prédéfinis
- Analytics > Professionnel > Diagnostic management
- Planifiez votre évènement
- Répondez à votre évaluation !
Sources
- Chrysalide Formations : https://chrysalide-formations.fr/disc-management/
- Inbound value : https://www.inboundvalue.com/blog/objectifs-smart
- MerciApp : https://www.merci-app.com/article/20-outils-du-manager
- Les Echos Solutions : https://solutions.lesechos.fr/equipe-management/c/manager-5-conseils-indispensables-pour-renforcer-votre-communication-grace-a-lecoute-active-40753/
- Welcome to the Jungle : https://www.welcometothejungle.com/fr/articles/managers-ecoute-collaborateurs-sans-en-faire-trop
- Asana : https://asana.com/fr/resources/smart-goals
